Zásady zpracování osobních údajů
Cash Collectors Servicing s.r.o. se sídlem na adrese Na Florenci 1332/23, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO: 28893042, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 151498 („Společnost“ nebo „my“), chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Bezpečí vašich osobních údajů je pro Společnost prioritou.
Společnost je ve smyslu Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (GDPR) správcem vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti (jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou blíže vymezeny níže), která spočívá zejména ve správě a vymáhání pohledávek.
Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na
(i) zpracování osobních údajů prováděné Společností během vašeho používání webových stránek www.cashcollectors.cz („Webové stránky“),
(ii) zpracování osobních údajů prováděné Společností během komunikace s vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu,
(iii) zpracování osobních údajů ze strany Společnosti během trvání obchodního vztahu s klienty a dodavateli,
(iv) zpracování osobních údajů při plnění právních povinností Společnosti,
(v) zpracování osobních údajů, jež je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti.
Zásady zpracování osobních údajů popisují účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, informují o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, jejich případných příjemcích, době uchování osobních údajů a o vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.
Účely zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje mohou být Společností zpracovávány pro tyto účely:
- Plnění smlouvy, včetně jejího sjednání – smlouvy o správě a vymáhání pohledávek či plnění konkrétních požadavků klientů, tj. faktický výkon hlavní činnosti Společnosti; vztahy s obchodními partnery či dodavateli výrobků a služeb; náborové aktivity – získávání zaměstnanců a spolupracujících osob;
- Plnění právních povinností – zejména povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy; včetně e-mailové komunikace, seznamu kontaktů a poskytovaných služeb;
- Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb – Společnost může zasílat obchodní sdělení či newslettery a nabízet služby prostřednictvím e-mailu;
- Ochrana oprávněného zájmu Společnosti – ochrana práv a právem chráněných zájmů Společnosti, například identifikace osob v prostorách recepce Společnosti, identifikace klienta ve smyslu zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, ve znění pozdějších předpisů, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím Webových stránek;
- Ochrana oprávněného zájmu třetích osob (zejména klientů) – v souladu s Etickým kodexem Asociace inkasních agentur a dalšími platnými předpisy zejména za účelem vymáhání pohledávek;
- Vyřizování požadavků (především dlužníků) zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů.
Zpracovávané osobní údaje
Společnost je oprávněna zpracovávat následující osobní údaje dle účelu zpracování:
| Údaje subjektů údajů | Účely zpracování |
|---|---|
| Jméno a příjmení |
Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb, Ochrana oprávněného zájmu správců, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů |
| Kontaktní adresa | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb, Ochrana oprávněného zájmu správců, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů |
| Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb, Ochrana oprávněného zájmu správců, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů | |
| Telefonní číslo | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb, Ochrana oprávněného zájmu Společnosti a třetích osob, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů |
| Číslo účtu a jiné transakční údaje | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce |
| IČO, DIČ | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu správce |
| Rodné číslo | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností |
| Datum narození | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností |
| Údaje týkající se dlužníka a související s vymáháním pohledávky | Ochrana oprávněného zájmu třetích osob |
| Jakékoliv další informace týkající se klienta či třetích osob | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu třetích osob |
Osobní údaje jsou Společností zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně/elektronicky.
Společnost je oprávněna shromažďovat, uchovávat a využívat určité informace prostřednictvím automatizovaných prostředků, např. statistické informace kdykoliv navštívíte Webový portál.
Zdroje osobních údajů dlužníků
Věřitel
V případě, kdy věřitel pověří Společnost vymáháním pohledávky a za tím účelem jí předá osobní údaje dlužníka, je Společnost z pohledu GDPR zpracovatelem těchto osobních údajů a v rámci vymáhání pohledávek postupuje dle pokynů věřitele.
Postoupení pohledávky
Podle ustanovení § 1879 občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.) může věřitel celou pohledávku nebo její část postoupit jako postupitel i bez souhlasu dlužníka jiné osobě (postupníkovi). Postoupení pohledávky je tradiční občanskoprávní institut. V případě, že byla pohledávka postoupena Společnosti jako novému věřiteli, vstupuje Společnost do pozice správce osobních údajů se všemi právy a povinnostmi z toho vyplývajícími. Postoupit pohledávku je realizací oprávněného zájmu věřitele, není k tomu vyžadován souhlas dlužníka se zpracováním osobních údajů ve smyslu GDPR.
Veřejné rejstříky
- ARES – registr ekonomických subjektů
- Celostátní registr plátců daně z přidané hodnoty (DPH)
- Registr Živnostenského podnikání
- Veřejný rejstřík a Sbírka listin
- Obchodní rejstřík
- Evidence úpadců
- Insolvenční rejstřík
- Evidence svěřenských fondů
- Evidence skutečných majitelů í.
- Nahlížení do katastru nemovitostí
- Bankovní registr dlužníků
- Nebankovní registr dlužníků
Využití dat z veřejných zdrojů je možné pouze za předpokladu, že jsou účely jejich zveřejnění slučitelné s účely, pro které mají být data využita. Pro využití údajů z výše uvedených veřejných rejstříků Společnost vypracovala test slučitelnosti účelů zpracování osobních údajů s pozitivním výsledkem (tj. výsledek testu potvrdil, že uvedené účely jsou slučitelné).
Vzhledem k tomu, že se jedná o zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu, který spočívá ve vymožení pohledávky a předcházení předlužování subjektů údajů, vypracovala Společnost balanční test s pozitivním výsledkem (tj. výsledek testu potvrdil, že zájem Společnosti na zpracování převažuje nad zájmem subjektu osobních údajů).
Aplikace GEPARD
Aplikace GEPARD („Aplikace“) umožňuje získání osobních údajů z otevřených zdrojů. Provozovatel Aplikace společnost SOLIDIS s.r.o., Vídeňská 545/76, 148 00 Praha Kunratice, IČO: 24224715, zajišťuje soulad s GDPR a další účinnou legislativou v oblasti ochrany osobních údajů. Aplikace umožňuje dohledávání informací k dlužníkům a osobám jim blízkým na základě zadané adresy. Společnost využívá Aplikaci pro získání kontaktních údajů dlužníků a v nezbytných případech i osob jim blízkých, pouze pokud k dotčené osobě (dlužníkovi) nedisponuje aktuálními kontaktními údaji nebo v případě, že selhaly pokusy o kontaktování dlužníka prostřednictvím kontaktních údajů, které má Společnost k dispozici.
Hlavním zdrojem dat jsou v Aplikaci údaje uvedené v databázích:
- ARES – registr ekonomických subjektů,
- Údaje o subjektech DPH,
- Registr Živnostenského podnikání,
- Veřejný rejstřík a Sbírka listin,
- Nahlížení do katastru nemovitostí.
Způsoby kontaktování dlužníků
Pro navázání kontaktu s dlužníkem je Společnost oprávněna využít všechny kontaktní osobní údaje, pro jejichž využití disponuje odpovídajícím právním základem. Pro komunikaci s dlužníkem může Společnost využít (i) standardních listovních služeb doručování (např. poštovní služby, kurýrní služby), (ii) elektronické prostředky doručování (např. SMS, e-mail) a (iii) digitální služby, ke kterým se dlužník registroval, tj. akceptoval jejich podmínky (např. WhatsApp).
Zpracování osobních údajů osob blízkých dlužníkům
V případě, že není možné získat kontaktní údaje dlužníka, má Společnost zájem na získání kontaktních údajů osoby blízké dlužníkovi, tak aby bylo možné dosáhnout účelu, kterým je vymožení pohledávky a ochrana subjektu údajů před zadlužováním (dluhovou spirálou). V případě získání zcela nezbytného rozsahu osobních údajů osoby blízké dlužníkovi (obvykle pouze jméno, příjmení, telefon, adresa), může být tato osoba kontaktována v souladu s interními předpisy Společnosti školeným zaměstnancem Společnosti s cílem zajištění navázání kontaktu s dlužníkem.
Vzhledem k tomu, že se jedná o zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu, který spočívá ve vymožení pohledávky a předcházení předlužování, vypracovala Společnost balanční test neboli test označovaný českým Ústavním soudem jako test proporcionality. Výsledek balančního testu potvrdil, že zájem Společnosti na zpracování osobních údajů osob blízkých dlužníkům převažuje nad zájmem subjektů osobních údajů na soukromí (resp. dané zpracování může sloužit i ve prospěch samotného subjektu údajů).
Zpracování osobních údajů na základě souhlasu
Pokud udělíte Společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání personalizovaných marketingových sdělení (v těchto případech může docházet rovněž k profilování) či pro účely oslovování s nabídkami služeb Společnosti, a to prostřednictvím e-mailu či telefonního kontaktu, berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a že lze souhlas kdykoli písemně na adresu Společnosti anebo prostřednictvím odkazu uvedeného v e-mailové zprávě s obchodním sdělením odvolat. Souhlas je poskytován do jeho odvolání. Neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy.
Osobní údaje třetích osob
Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí osobní údaje zaměstnanců a zákazníků klientů či dodavatelů Společnosti a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci se Společností, popř. jiné údaje, které Společnost obdrží od klienta či dodavatele v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje použije Společnost za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. Společnost bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pouze pokud vznikne důvodná potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.
Příjemci osobních údajů
Společnost vaše osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím osobám či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným Společností, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.
Společnost je v zákonem stanovených případech oprávněna, resp. povinna některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.
Doba uchování osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je Společnost povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste Společnosti ke zpracování udělili souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
Osobní údaje zpracováváme dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu :
| Účel zpracování | Doba uchování |
|---|---|
| Plnění smlouvy | po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu |
| Plnění právních povinností | po dobu stanovenou příslušným právním předpisem |
| Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb a produktů | po dobu trvání souhlasu se zpracováním osobních údajů, případně do odvolání souhlasu se zpracováním, případně v souladu se zvláštními právními předpisy* |
| Ochrana oprávněného zájmu správců | maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak, anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem |
| Ochrana oprávněného zájmu třetích osob | po dobu vymáhání pohledávky či jiného oprávněného zájmu a dále 5 let od ukončení takového vymáhání |
| Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů | po dobu nezbytnou k vyřízení příslušného požadavku |
* Společnost je oprávněna zpracovávat vaši e-mailovou adresu ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů, za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních služeb a produktů (např. formou informačního bulletinu nebo newsletteru) v případě, že jste takové zasílání neodmítli.
Práva subjektů údajů
Subjekt údajů, má v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů a která může kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů, (vi) právo vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména je-li důvodem případné vymáhání právních nároků, a (vii) právo obrátit se na dozorový úřad, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
- Právo na přístup k osobním údajům: Chcete-li vědět, jestli Společnost zpracovává vaše osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k vašim osobním údajům získat přístup.
- Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: V případě, že si myslíte, že o vás Společnost zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. Společnost provede opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
- Právo na výmaz: V případě, že požádáte o výmaz, Společnost vymaže vaše osobní údaje, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování vašich osobních údajů, nebo (iv) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
- Právo vznést námitku: Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti. V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami zákazníka, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů: Pokud popíráte přesnost námi zpracovávaných údajů, můžete požádat o omezení jejich zpracování, než jejich přesnost ověříme. Dále můžete požadovat omezení zpracování namísto vymazání protiprávně zpracovávaných osobních údajů. Také pokud požadujete osobní údaje pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků a my bychom je jinak již dále nepotřebovali zpracovávat, můžete požadovat omezení jejich zpracování (a zabránit tak de facto plánované skartaci). Konečně můžete požadovat omezení zpracování do doby, než vyřídíme vaši vznesenou námitku proti zpracování osobních údajů. Společnost osobní údaje do doby ukončení omezení (o němž vás budeme informovat) znepřístupní, dočasně odstraní či uchová tak, aby nedocházelo k jejich využití; tím však není dotčena možnost využívání těchto údajů k obhajobě právních nároků (zejména klientů Společnosti).
- Právo na přenositelnost údajů: V případě, že chcete, aby Společnost osobní údaje, které o vás v elektronické formě zpracovává na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste jim poskytl(a), předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, Společnost nebude moci vaší žádosti vyhovět.
V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv budeme oprávněni za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítneme. O takovém postupu bychom vás předem informovali.
Další informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů poskytuje pověřenec pro ochranu osobních údajů (FairData Professionals a.s., se sídlem Na Florenci 1332/23, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO: 06149961) na e-mailové adrese dpo@cashcollectors.cz. Chcete-li uplatnit svá práva plynoucí ze zpracování osobních údajů, můžete se obrátit se svým požadavkem písemně na adresu sídla Společnosti nebo e-mailem na dpo@cashcollectors.cz.
Společnost si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.
Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, web: www.uoou.cz.
Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018 a budou pravidelně aktualizovány. Platnou verzi najdete vždy na stránce https://cashcollectors.cz/privacy-policy-2/.
Datum poslední aktualizace: červenec 2023
